KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan kemudahan, sehingga kami dapat menyelesaian Makalah dengan judul “Pentingnya Pengelolaan Dokumen dalam Suatu Kantor” dengan lancar.
Makalah ini telah disusun dengan semaksimal mungkin dan mendapatkan bantuan dari berbagai pihak sehingga dapat memperlancar pembuatan makalah ini. Untuk itu kami ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah berkontribusi dalam pembuatan makalah ini. Kami berharap semoga makalah ini dapat menambah pengetahuan dan bermanfaat bagi para pembaca.
Karena keterbatasan pengetahuan maupun pengalaman yang kami miliki, kekurangan pasti masih ada dalam makalah ini. Oleh karena itu kami sangat mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari pembaca demi kesempurnaan makalah ini.
Banjarsari, Oktober 2016
Penulis
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ....................................................................................... i
DAFTAR ISI ...................................................................................................... ii
BAB I PENDAHULUAN .................................................................................. 1
1.1. Latar Belakang ........................................................................................ 1
1.2. Rumusan Masalah .................................................................................... 1
1.3. Tujuan Penulisan ...................................................................................... 2
BAB II PEMBAHASAN ................................................................................... 3
2.1. Pengertian Dokumen................................................................................ 3
2.2. Penggolongan Surat atau Dokumen Kantor ............................................ 3
2.3. Jenis dan Pengertian Sistem Pengelolaan/Pentaan Dokumen dalam
Suatu Kantor ........................................................................................... 4
2.4. Tata Cara Pengelolaan Dokumen/Surat ................................................... 5
2.5. Pentingnya Pengelolaan Dokumen/aarsip dalam Suatu Kantor .............. 10
BAB III PENUTUP ........................................................................................... 13
3.1. Kesimpulan .............................................................................................. 13
3.2. Saran ....................................................................................................... 13
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................ 14
BAB I
PENDAHULUAN
1.1.Latar
Belakang
Pertumbuhan
dokumen yang dihasilkan dari proses administrasi akan menyebabkan terjadinya
penumpukan dan menimbulkan masalah yang serius, seperti meningkatnya kebutuhan
akan ruang penyimpanan dokumen, peralatan, SDM serta kesulitan untuk penemuan
kembali dokumen apabila dibutuhkan. Oleh karena itu, usaha-usaha untuk mengantisipasi
permasalahan tersebut sudah waktunya untuk dipersiapkan, antara lain penataan
fisik dokumen secara baik dan benar serta sesuai dengan prinsip-prinsip
kearsipan.
Penyelenggaraan
penataan dokumen perusahaan sebagai bagian integrasi pelaksanaan tugas dan
fungsi organisasi masih harus terus ditingkatkan. Upaya-upaya penyelenggaraan
pembinaan kearsipan yang dilaksanakan secara terencana, sistematik dan terpadu
serta berkesinambungan merupakan suatu kebutuhan bagi perusahaan. Dokumen
merupakan informasi terekam yang berperan sebagai sumber informasi bagi
pengambilan keputusan pimpinan secara akurat, cepat, tepat dan sesuai dengan
jenjang tingkatannya. Disamping itu dokumen sebagai bukti tertulis merupakan
alat bukti kuat dan mempunyai kedudukan di dalam hukum acara di Indonesia. Pada
saatnya nanti dokumen juga berfungsi sebagai bahan bukti sejarah perjuangan
bangsa dan bahan pertanggungjawaban nasional kepada generasi yang akan datang.
1.2.Rumusan
Masalah
Dari
latar belakang di atas dapat diambil rumusan masalah sebagai berikut :
1. Apa
pengertian dari Dokumen?
2. Apa
saja penggolongan surat/dokumen kantor?
3. Apa
saja jenis dan pengertian sistem pengelolaan/penataan dokumen dalam suatu
kantor?
4. Bagaimana
tata cara pengelolaan dokumen/surat?
5. Apakah
penting pengelolaan dokumen/arsip dalam suatu kantor?
1.3.Tujuan
Penulisan
Seperti halnya rumusan masalah di atas,
maka tujuan dari penulisan makalah ini adalah :
1. Untuk
mengetahui pengertian dari Dokumen?
2. Untuk
mengetahui penggolongan surat/dokumen kantor?
3. Untuk
mengetahui jenis dan pengertian sistem pengelolaan/penataan dokumen dalam suatu
kantor?
4. Untuk
mengetahui tata cara pengelolaan dokumen/surat?
5. Untuk
mengetahui pentingnya pengelolaan dokumen/arsip dalam suatu kantor?
BAB
II
PEMBAHASAN
2.1.
Pengertian Dokumen
‘Dokumen’ menurut
bahasa Inggris dan bahasa Belanda berasal dari kata document. Bila diartikan
dalam bahasa Indonesia, sesuai kamus umum bahasa Indonesia, dokumen merupakan
sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau
keterangan.
Dokumen mencakup surat
– surat atau benda – benda berharga termasuk rekaman yang dapat dijadikan
sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan supaya lebih meyakinkan.
Jumlah dokumen yang
begitu banyak tentu memerlukan pengaturan atau pengelolaan yang tepat pada
penyimpanannya agar lebih mudah untuk menemukannya kembali di kemudian hari.
Penyimpanan dokumen yang tidak tertata dengan baik dapat menyulitkan ketika
kita ingin menemukan kembali dokumen tersebut jika sewaktu – waktu membutuhkannya.
2.2.Penggolongan
Surat atau Dokumen Kantor
Dalam suatu kantor,
baik intansi pemerintah maupun swasta, dalam kegiatan sehari-harinya terjadi
arus penerimaan dan pengeluaran surat.
Ada surat yang datang ada pula surat yang keluar. Semua surat yang datang dan
keluar itu terdiri dari berbagai macam jenis, ada jenis surat pribadi, surat
dinas, dan ada pula surat rahasia.
Dengan banyaknya surat yang datang maupun keluar, maka perlu pengelolaan
yang baik, sehingga tidak menghambat penyampaiaan informasi. Untuk menangani
hal semacam ini, diperlukan teknik dan metode yang baik dalam pengelolaanya.
Sebelum membahas pengelolaan dokumen/surat, kita harus tahu dahulu surat
atau documen apa saja yang dikelola dalam suatu kantor. Pada dasarnya ada
beberapa macam documen kantor, yaitu sebagai berikut :
1.
Warkat biasa, adalah sebuah documen yang
semula mempunyai nilai atau kegunaan
penting, tetapi akhirnya menjadi tidak berguna, misalnya surat lamaran.
2.
Dokumen yang tidak penting (non
esensial), yaitu documen yang nilai kegunaannya bersifat sementara, documen ini
dapat diganti dan scara berkala dapat dimusnahkan.
3.
Dokumen penting (improtant), adalah
dokumen yang ad hubungannya dengan masa lalu dan masa datang, dan mempunyai
nilai guna yang sangat besar. Dokumen ini sangat membantu dalam kelancaran kegiaan organisasi.
Dalam documen ini harus disimpan dalam jangka waktu yang lama.
4.
Dokumen atau warkaat sangat
penting(vital), yaitu documen yang mempunyainilai sejarah dan ilmiah, yang
dapat dijadikan sebagai alat pengingat selama-lamanya.
Macam- macam documen
kantor tersebut, dapat dikelola dengan sistem yang baik sesuai dengan kebutuhan
kantor tersebut. Dalam pengelolaannya dapat dilakukan dengan dua sistem yaitu
buku agenda dan sistem kartu kendali.
2.3.
Jenis dan Pengertian Sistem Pengelolaan/Penataan Dokumen dalam Suatu Kantor
1.
Penataan Dokumen dengan Sistem Nomor
Dalam
penataan dokumen kantor dengan sistem nomor, arsip – arsip yang dimiliki
disimpan berdasarkan pada urut-urutan nomor dari warkat yang terkait. Penataan
dokumen dengan sistem nomor terbagi dalam beberapa bentuk lagi, yaitu sistem
nomor urut, terminal digit filling, middle digit filling, dan duplex numerical
filling.
2.
Penataan Dokumen dengan Sistem Subjek /
Pokok Soal / Pokok Masalah
Dalam
penataan dokumen kantor menggunakan sistem subjek / pokok soal / pokok masalah,
arsipnya disusun dengan berdasarkan kesamaan subjek atau pokok permasalahan
yang dimuat dalam tiap - tiap warkat.
3.
Penataan Dokumen dengan Sistem Abjad
Cara
penyimpanan arsip dengan sistem abjad merupakan sistem penyusunan yang
menggunakan urut-urutan abjad dari nama orang, badan / perusahaan /organisasi,
sesuai yang tertera pada warkat.
4.
Penataan Dokumen dengan Sistem Tanggal /
Kronologis
Penataan
dokumen dengan sistem tanggal / kronologis merupakan cara menyimpan arsip yang
penataannya didasarkan pada urut - urutan tanggal yang tertera di dalam warkat.
5.
Penataan Dokumen dengan Sistem Wilayah
Sistem penataan
dokumen kantor dengan menggunakan sistem wilayah, arsip yang dimiliki disimpan
dengan didasarkan pada pembagian wilayah yang tertera pada asal surat.
2.4.
Tata Cara Pengelolaan Dokumen/Surat
1. Prosedur
penanganan surat masuk
Langkah-langkah
pengurusan surat masuk pada umumnya dilakukan sebagai berikut:
a. Penerimaan
Tugas penerimaan surat dilakukan
dengan cara:
1) Mengumpulkan
dan menghitung jumlah surat yang masuk
2) Meneliti
ketepatan alamat si pengirim
3) Mengolong-golongkan
surat sesuai dengan jenisnya
4) Menandatangani
bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima
b. Penyortiran
Penyortiran
surat masuk adalah kegiatan memisahkan surat-surat yang diterima dari
kantor/instansi lain kedalam kelompok atau golongan-golongan yang telah
ditentukan. Pekerjaan penyortiran meliputi tugas-tugas:
Memisahkan
surat-surat untuk pimpinan, sekretaris, untuk karyawan lainnya, dan surat-surat
dinas lainnya.
Mengolong-golongkan
surat dinas ke dalam: surat dinas rutin, surat dinas penting, dan surat dinas
rahasia.
Memisahkan
surat-surat yang memerlukan penanganan khusus, seperti surat
tercatat/terdaftar, kilat, rahasia, pribadi, wesel pos, dan sebagainya.
c. Pembukaan
Surat
Setelah
disortir surat-surat tersebut dibuka satu persatu sambil diteliti tentang
kelengkapan-kelengkapan yang ada. Disini tidak semua surat boleh dibuka, tetapi
ada beberapa jenis surat yang tidak boleh dibuka oleh petugas, hanya orang yang
dituju sajalah yang mempunyai hak untuk membuka surat-surat tersebut.
Surat-surat tersebut adalah yang berjenis rahasia dan surat pribadi atau
private atau prive.
Untuk
membedakan surat-surat tersebut dengan surat yang lain dapat dilihat dari
amplop dan alamatnya. Untuk surat rahasia pada amplopnya akan dibubuhi tulisan
RAHASIA atau RHS. Sedangkan untuk surat pribadi dapat dilihat dari cara
penulisan alamatnya. Surat-surat pribadi alamatnya biasanya tanpa menggunakan
jabatan, tetapi hanya namanya saja. Seperti misalnya:
Kepada
Yth.
Bapak Ir. Sudirman
Kantor
Depdiknas Malang
Jalan
Veteran 7
Malang
63245
Atau
biasanya pada sampulnya ditulis PRIVATE atau PRIVE atau yang lainnya yang menunjukkan
bahwa surat tersebut surat pribadi. Sedangkan untuk yang surat dinas atau
bisnis, biasanya hanya disebutkan jabatannya saja seperti misalnya:
Kepada
Yth.
Direktur PT. SEMBADA
Jalan
Arjuna 505
Purwokerto
53181
Setelah
surat dibuka isinya dikeluarkan, jangan lupa untuk tetap menyertakan amplopnya.
Jadi isi suratnya tetap menyatu dengan amplopnya, misalnya saja dengan
distaples. Tujuan menyertakan amplopnya adalah untuk:
·
Mengetahui alamat si pengirim, apabila
pada suratnya tidak ada alamat pengirimannya
·
Menghindari hilangnya sesuatu, apabila
misalnya ada lampiran yang teringgal didalam amplop.
·
Mengetahui tanggal pembuatan surat,
apabila pada surat tidak tercantum tanggal pembuatan surat.
·
Mengetahui tanggal pengiriman surat, khususnya
apabila dikirim melalui pos, ini dapat dijadikan bukti apabila ada protes
tentang keterlambatan datangnya surat.
d. Pencatatan,
tugasnya:
Membuka
amplop, membaca, dan meneliti isi surat, agar pimpinan dapat cepat menangkap
inti maksud dari surat dengan cara menggarisbawahi kata-kata/kalimat yang
dianggap penting.
Pemeriksaan lampiran-lampirannya
Membubuhkan cap
yang merupakan stempel agenda pada ruang yang kosong di bagian atas/bawah
halaman pertama surat.
Mengagendakan
surat masuk, yaitu mencatat surat tersebut dalam buku penerimaan untuk surat
masuk. Buku ini disebut buku agenda masuk, petugasnya dinamakan agendaris.
Setiap surat masuk dicatat dan diberi nomor agenda surat masuk.
Catatan:
Ada tiga macam buku agenda, yaitu:
1)
Buku agenda tunggal, yaitu buku agenda
yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar sekaligus dengan
nomor yang berurutan (campuran) dalam satu halaman.
2)
Buku agenda kembar, yaitu buku agenda
untuk mencatat surat masuk dan surat keluar secara terpisah/sendiri-sendiri
3)
Buku agenda berpasangan, yaitu buku
agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar dalam satu
buku dimana halaman sebelah kiri untuk mencatat surat masuk dan sebelah kanan
untuk mencatat surat keluar.
e. Pengarahan
dan penerusan
Surat-surat
yang perlu diproses lebih lanjut, harus diarahkan dan diteruskan kepada pejabat
yang berhak mengolahnya.
Surat
masuk harus disertai/dilampiri lembar disposisi oleh sekretaris/kepala tata
usaha.
Surat
masuk yang telah dilengkapi dengan lembar disposisi diteruskan kepada
pimpinan/kepala bagian untuk memperoleh tanggapan atas isi surat dengan
menegaskan pada lembaran disposisi tersebut berupa instruksi atau informasi.
Surat
yang telah memperoleh disposisi disampaikan kembali kepada sekretaris/kepala
tata usaha. Selanjutnya diteruskan kepada unit pengolah untuk diproses sesuai
dengan disposisi.
f. Penyampaian
surat
Tugas
ini dilakukan oleh petugas pengarahan/ekspedisi. Tugasnya yaitu:
Surat
yang berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam buu ekspedisi Intern Menyampaikan
surat tersebut melalui buku ekspedisi kepada pejabat yang bersangkutan. Buku
ekspedisi diparaf sebagai tanda surat telah diterima.
Petugas
pengarahan/ekspedisi mengembalikannya kepada urusan agenda untuk dicatat dalam
buku pengarahan
g. Penyimpanan
berkas/arsip surat masuk
Penyimpanan
berkas/arsip surat dari pimpinan dilakukan oleh sekretaris dengan mempergunakan
metode kearsipan yang berlaku untuk kantor tersebut. Berkas-berkas yang
penyimpanannya masih ditangani oleh sekretaris ini, merupakan berkas/arsip yang
bersifat dinamis, artinya sewaktu-waktu masih dipergunakan oleh pimpinan untuk
bahan pertimbangan.
Prosedur
kearsipan dinamis dalam menata arsip mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:
Meneliti tanda-tanda, apakah berkas tersebut sudah dapat disimpan (release
mark). Tanda-tanda tersebut diberikan pada lembar disposisi dengan kata-kata
file atau dep (deponeren = disimpan) atau dengan menggarisbawahi kata-kata yang
memberikan petunjuk bahwa masalahnya perlu dilakukan penyimpanan.
·
Mengindeks
·
Memberi kode dan menyortir
·
Menyimpan ke dalam folder (map) tertentu
·
Menata arsip
2. Prosedur
penanganan Surat Keluar
a. Pembuatan
konsep surat
Pembuatan
konsep adalah kegiatan membuat rencana dan penyusunan penulisan surat-surat
keluar.
Kondisi
pembuatan konsep surat oleh pimpinan:
·
Pimpinan membuat dan mengetik sendiri
untuk surat-surat yang sifatnya rahasia
·
Pimpinan membuat sendiri konsep surat
secara lengkap, kemudian menyerahkan kepada juru ketik untuk mengetiknya, karena
sekretaris dianggap kurang menguasai teknik/cara mengonsep surat
·
Pimpinan membuat konsep surat secara
garis besarnya dan untuk melengkapi biasanya dilakukan oleh sekretaris atau
bawahan yang dipercaya.apabila konsep surat dianggap sudah selesai/sudah
dilengkapi, diserahkan kembali kepada pimpinan untuk diperiksa.
·
Pimpinan dalam membuat konsep surat
dengan cara mendiktekan kepada sekretarisnya.
·
Konsep surat dibuat oleh orang yang
ditunjuk (konseptor), untuk surat-surat yang bersifat rutin, biasanya pimpinan
menyerahkan pembuatan konsep kepada bawahan/orang yang ditunjuk. Orang yang
khusus membuat konsep surat tersebut disebut konseptor.
b.
Persetujuan konsep surat
Konsep surat
yang telah dibuat oleh konseptor dimintakan persetujuan pada pimpinan. Hal ini dilakukan
karena adanya kemungkinan koreksi dari pimpinan. Setelah konsep surat tersebut
dibetulkan oleh pimpinan, maka pimpinan memberi paraf persetujuan (acc) pada
konsep tersebut, yang selanjutnya konsep surat dapat diketik.
c.
Mengagendakan surat
Sama halnya
dengan surat masuk, surat keluar harus diagendakan/dicatat ke dalam agenda
keluar (buku verbal) Dan mengambil nomor urut agenda sebagai nomor surat yang
akan dikirim.
d.
Pengetikan konsep surat
Setelah konsep
surat mendapat persetujuan dari pimpinan dan telah diberi nomor, maka konsep
surat tersebut diserahkan kepada juru ketik untuk diketik.
e.
Pemeriksaan konsep
Kepala unit
pengetikan harus tekun dan teliti mentaklik hasil pengetikan konsep surat
hingga konsep surat itu menjadi bentuk surat jadi (net surat), setelah melalui
korekjsi kesalahan.
f.
Penandatanganan surat dan pemberian cap stempel
Net surat
kemudian disampaikan kepada pimpinan, atau pejabat yang berwenang unuk
ditandatanganinya.
g. Pengiriman surat
Pengiriman surat
dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu:
·
Dikirim langsung,a rtinya surat tersebut
dikirim langsung/sendiri oleh kurir perusahaan dengan menggunakan buku
ekspedisi ekstern
·
Dikirim melalui pos, pengiriman melalui
kantor pos dan giro dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu:
·
Surat langsung dimasukkan ke dalam kotak
surat yang diletakkan pada tempat-tempat tertentu, tidak menggunakan tanda
terima.
·
Surat diantar ke kantor pos dan
diserahkan kepada pegawai pos dengan menggunakan tanda terima/buku ekspedisi
ekstern.
2.5.Pentingnya
Pengelolaan Dokumen/arsip dalam Suatu Kantor
Kegiatan penataan atau
pengeloln dokumen yang sesuai dengan prinsip-prinsip dan peraturan
perundang-undangan di bidang kearsipan, dimaksudkan agar penyelenggaraan
pengelolaan dokumen sebagai sumber informasi dan alat bukti hukum serta
penemuan kembali dokumen dapat dilakukan dengan mudah, cepat, tepat dan akurat
serta lengkap untuk meningkatkan kinerja perusahaan-perusahaan. Sedangkan
tujuan penataan dokumen perusahaan adalah untuk meningkatkan efisiensi dan
efektifitas kerja perusahaan.
Menurut
Widjaja (1990: 22-23), Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang
Ketentuan Pokok Kearsipan pada Bab I Pasal 1, yang dimaksud dengan arsip/dokumen
ialah:
- Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh
Lembaga-Lembaga Negara, dan Badan-Badan Pemerintahan dalam bentuk corak
apapun baik dalam keadaan tunggal maupun dalam keadaan berkelompok
dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
- Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan
Swasta dan atau perorangan, dalam bentuk apapun baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan
kebangsaan.
Menurut
Sedarmayanti (2003: 9), berdasarkan fungsinya, arsip dapat dibedakan
menjadi:
- Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakan dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan
administrasi negara. Arsip dinamis dapat dibedakan menjadi:
Arsip
- Aktif adalah arsip yang masih dipergunakan terus-
menerus, bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dari
suatu organisasi/kantor.
- Arsip Inaktif adalah arsip yang tidak lagi
dipergunakan secara terus menerus atau frekuensi penggunaannya sudah
jarang, atau hanya dipergunakan sebagai referensi saja.
- Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan
secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan
pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi
negara. Arsip statis ini merupakan pertanggungjawaban Nasional bagi
kegiata Pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang.
Bagi suatu
instansi atau perusahaan, menata atau mengelola dokumen kantor secara baik dan
benar adalah hal yang sangat penting demi kelancaran kegiatan instansi atau
perusahaan tersebut. Untuk itu, sudah hal yang wajib bagi suatu instansi untuk
memiliki sistem pengelolaan penataan dokumen kantor yang baik dan benar.
Dokumen
sangat berperan penting dalam perjalanan kehidupan suatu kantor oleh karena itu
untuk menjaga daur hidup arsip dari mulai tahap penciptaan, penggunaan,
pemeliharaan dan pemindahan serta pemusnahannya, diperlukan sistem yang baik
dan proses benar benar. Disini arsip merupakan suatu rekaman dari suatu
kegiatan dan catatan suatu informasi tentang suatu hal. Arsip yang ada pada
suatu kantor ataupun badan swasta merupakan bahan resmi dari suatu perencanaan,
pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan berbangsa dan bernegara, juga berfungsi
menyediakan bahan bukti untuk pertanggung jawaban kegiatan organiasi yang
bersangkutan. Dengan demikian arsip diperlukan untuk keperluan pengambilan
keputusan atau kebijaksanaan baru oleh pimpinan instansi atau perusahaan yang
memerlukan data kearsipan (Boedi Martono,
1992 : 21).
BAB
III
PENUTUP
3.1.
Kesimpulan
Penataan atau pengelolaan dokumen
dan penyelenggaraan kearsipan suatu kantor tidak akan berjalan dengan baik
apabila tidak didukung oleh sarana yang memadai. Sarana penataan arsip adalah
peralatan/perlengkapan yang dipergunakan dalam menata/meyimpan dokumen. Dalam
pengadaan sarana penataan dokumen, hendaklah diperhatikan benar bahwa peralatan
yang dipilih dapat memenuhi kebutuhan yang diinginkan.
Bagi suatu
instansi atau perusahaan, mengelola dokumen kantor secara baik dan benar adalah
hal yang sangat penting demi kelancaran kegiatan instansi atau perusahaan
tersebut. Untuk itu, sudah hal yang wajib bagi suatu instansi untuk memiliki
sistem pengelolaan penataan dokumen kantor yang baik dan benar.
Dengan
menerapkan sistem penataan dokumen yang baik dan benar, maka berbagai pekerjaan
pun dapat dikelola dengan lebih baik, lebih efektif juga efisien. Untuk
memahami sistem penataan dokumen kantor, perlu diketahui beberapa jenis dan
pengertian dari sistem – sistem yang ada dan sering digunakan.
3.2.
Saran
Disetiap kantor tentu
saja perlengkapan dan peralatan yang digunakan bermacam-macam sehingga semakin
besar kantor dan dokumen yang dikelola, maka semakin banyak dan beragam pula
peralatan yang digunakan.
Dalam memilih bahan dan
penataan dokumen harus memenuhi kriteria sebagai berikut :
1.
Sesuai dengan ruang lingkup organisasi
2.
Sesuai dengan luas ruangan yang tersedia
3.
Sesuai dengan bentuk dan ukuran arsip
4.
Dapat menjamin keselamatan fisik arsip
DAFTAR
PUSTAKA
http://www.porosilmu.com/2015/06/memahami-sistem-penataan-dokumen-kantor.html
izin untuk copy buat tugas ya kakak, terimakasih
ReplyDeleteSiapp...silahkan..
Delete